JEWISH RECORDS INDEXING - POLAND

Indexation des actes d’état civil juifs de Pologne

http://www.jewishgen.org/JRI-PL/

Les généalogistes qui font des recherches sur l’histoire de leurs familles en Pologne bénéficient d’une collection remarquable de registres d’état civil qui ont survécu aux ravages du temps et des désordres de l’histoire. De plus, beaucoup de ces registres – couvrant en gros les années 1808 a 1865, et quelques-uns plus anciens - ont été microfilmés par les Mormons, ce qui rend les actes accessibles dans les Centres de généalogie de l’Eglise de Jésus-Christ des Saints des Derniers Jours ( Mormons) - en anglais Latter Day Saints Family History Centers (LDS FHC).

Par ailleurs, le livre " Jewish Roots in Poland: Pages from the Past and Archival Inventories ", (Miriam Weiner, Routes to Routes Foundation, Inc. 1997), présente un inventaire des actes d’état civil juifs qui existent en Pologne, et jette la lumière sur les millions d’actes qui n’ont pas été microfilmés par les Mormons.

Le projet Jewish Records Indexing - Poland (JRI-Poland) consiste à créer une base de données informatique interrogeable sur la Toile, où sont indexés les actes d’état civil juifs du 19-ème siècle de la Pologne actuelle et des zones géographiques qui ont fait partie de la Pologne dans le passé. Cela peut concerner des villes qui se trouvent actuellement en Belarus, Lithuanie et Ukraine, lorsque des actes d’état civil juifs y sont disponibles.

Le projet est issu du besoin de Stanley Diamond d’avoir un large accès aux actes d’état civil juifs de la province (guberniya) de Lomza, pour mener des recherches génétiques. A la fin de 1994, l’idée fut proposée à douze camarades généalogistes. L’initiative ayant été jugée viable, le projet fut fondé en 1995 par Steven Zedeck de Nashua, NH et Michael Tobias de Glasgow, Scotland. Non seulement Zedeck et Tobias avaient un grand intérêt pour les actes de cette région, mais ils avaient aussi les talents techniques permettant de donner vie au projet . Diamond devint Coordinateur du projet en janvier 1997. JRI-Poland est géré par un bureau de volontaires.

JRI-Poland a deux composantes principales. La première est l’indexation des actes d’état civil juifs microfilmés par les Mormons, qui constituent environ 2000 films pour plus de 500 villes et villages. La deuxième composante, mise en route au début de 1998, est le projet JRI-Poland / Archives nationales polonaises. Les films mormons comportent environ deux millions d’actes, mais on estime entre cinq et sept millions le nombre d’actes du 19^ème siècle qui n’ont pas été microfilmés. Il s’agit en général des 25 à 35 dernières années du 19^ème siècle, pendant lesquelles beaucoup de nos grand-parents et arrière-grands-parents ont vécu en Pologne. Le projet d’indexation ne concerne que les actes vieux d’au moins cent ans.

De plus, JRI-Poland comporte maintenant un nombre grandissant de listes secondaires, qui servent de complément d’information aux actes d'état-civil, ou même les remplacent lorsque dans les actes d'état-civil juifs de certaines villes n’existent plus. On trouve ainsi les électeurs du district de Bialystok, dans la liste électorale de 1912 de la province de Grodno, ou les relevés du cimetière de Varsovie. Au bas de chaque page de résultats d’une recherche sur JRI-Poland, on trouvera des indications pour obtenir des détails complémentaires ou des informations générales selon ces divers types de source.

La base de données JRI-Poland croit régulièrement et comprend à l’heure actuelle plus de 900 000 actes pour plus de 150 villes. La majeure partie du travail sur les microfilms est effectuée par des volontaires organisés en Shtetl-CO-OPs; pour les actes en écriture cursive cyrillique

des registres de la période russe, postérieurs à 1865, qui sont difficiles à déchiffrer, on fait en grande partie appel à des professionnels payés grâce aux contributions d’individus ou d’associations de généalogie juive. L’indexation des actes en Pologne est réalisée par des professionnels à Varsovie et financée par des chercheurs du monde entier.

JRI-Poland a été reconnu par la communauté médicale et scientifique internationale pour le bénéfice potentiel que la base de données peut apporter aux familles ashkénazes qui essaient de tracer leur héritage médical, particulièrement celles qui sont sujettes à des risques médicaux héréditaires .

Les actes d’état civil en Pologne [ Extrait de JewishGen Infofile " Poland V ", par autorisation de Warren Blatt]

L’enregistrement de l’état civil dans le Royaume de Pologne a commencé en 1808. Les actes étaient écrits en " format napoléonien " paragraphique. De 1818 à 1825 les déclarations des juifs étaient enregistrées dans les écritures civiles de l’Eglise Catholique Romaine. A partir de 1826, des registres séparés furent maintenus pour chaque communauté religieuse ( catholique, juive, protestante, russe orthodoxe etc...) Les actes furent écrits en polonais de 1808 à 1867. De 1868 à 1917, le russe fut la langue des documents officiels . Lorsque la Pologne redevint indépendante en 1918, les documents furent de nouveau écrits en polonais. Ces documents contiennent beaucoup d’information – par exemple un acte de naissance contient habituellement le nom et l’âge des deux parents, la date l’heure et le lieu de la naissance, l’activité du père, et souvent les prénoms des deux grands-pères.

Les registres sont conservés dans de nombreuses archives et mairies à travers la Pologne . Les actes postérieurs à 1898 se trouvent généralement dans les bureaux d’état civil municipaux ( Urzad Stanu Cywilnego) ; les actes antérieurs à 1899 se trouvent dans les branches régionales des Archives nationales polonaises . Une grande proportion des registres civils a subsisté et pour de nombreuses villes, ils sont complets.

Lorsque les Mormons ont cessé de microfilmer en 1992, ils disposaient de plus de 2000 rouleaux d’actes d’état civil juifs , principalement pre-1880, pour plus de 500 villes grandes ou petites ; les actes d’un grand nombre de villages se trouvent dans les films des villes voisines. Une liste des films disponibles – précisant les villes, les années et les types d’actes - peut être consultée et téléchargée sur le serveur de JRI-Poland. Cette liste signale aussi les films en dépôt permanent dans les centres de généalogie mormons de Los Angeles et New-York ainsi que dans la collection du Centre de généalogie juive Douglas E. Goldman, Beth Hatefusoth, Musée de la diaspora juive, Tel Aviv.

Quelques guides utiles ( en anglais) pour traduire les actes d’état civil de Pologne :

" A Translation Guide to 19th-Century Polish-Language Civil-Registration Documents ",

by Judith A. Frazin. 2nd ed. (Chicago: JGS of Illinois, 1989). 311 pp. ISBN 0-9613512-1-7.

JGS of Illinois, P.O. Box 637, Northbrook, IL 6065-0637. $25.

by Jonathan Shea. (Orem, UT: Genealogy Unlimited, 1989). 73 pp. ISBN 0-921811-05-6.

{Aide à la traduction de documents tels que les actes du Royaume de Pologne 1868-1918}.

Genealogy Unlimited, P.O. Box 537, Orem, UT 84059. $12.

La base de données JRI-Poland est un outil de recherche, c’est une première étape précieuse pour repérer des actes familiaux parmi les millions d’actes d’état civil juifs de centaines de villes et villages de Pologne.

Dans certains cas, lorsque une grande partie des actes d’une ville ou d’un groupe de villes a été indexée, la base de données peut fournir rapidement une grande quantité d’informations au chercheur. Elle peut permettre de diminuer beaucoup le temps passé à lecture des microfilms, lorsqu’on recherche des noms de famille particuliers, ou des villes où ont vécu les familles portant ces noms . Le logiciel d’interrogation de la base de données JRI-Poland  permet souvent de pallier à l’incertitude sur l’orthographe exacte des noms de famille, grâce à l’utilisation du procédé " Daitch-Mokotoff soundex ".

Sur la page "  Contents of the database " ( contenu de la base de données) on trouve des liens hypertexte vers des listes de noms de famille qui apparaissent dans les villes indexées. Ces listes indiquent toutes les variantes d’orthographe utilisées par les employés d’Etat-Civil. Cette nouvelle possibilité aidera les chercheurs qui ne connaissent pas tous les noms de leur famille. Elle suppléera aussi aux insuffisances du système soundex.

Les utilisateurs doivent cependant garder présent à l’esprit les remarques suivantes :

- La base de données JRI-Poland ne contient pas les actes d’état civil eux-mêmes ; l’interrogation fournit des articles de l’index comportant le nom, prénom, le numéros et l’année de l’acte – qui peut d’ailleurs ne pas être l’année de l’événement, naissance, mariage ou décès – ainsi que le numéro du microfilm. Dans quelques cas il y a des informations supplémentaires, mais cela varie d’une ville à l’autre ou d’une année à l’autre pour une même ville.

- La base de données est " éloignée au troisième degré " des actes originaux, par suite des erreurs ont pu s’introduire.

1- L’acte original est l’enregistrement écrit à la main dans le registre d’état civil.

2- L’acte " au second degré " est l’index crée par le secrétaire de mairie à la fin de l’année.

3 – L’acte " au troisième degré " est l’article de l’index JRI-Poland , transcrit à partir du deuxième index .

Pour de plus amples informations et conseils sur la meilleure façon de faire des recherches dans les actes d’état civil juifs polonais , lire " The Power of Extracts " " Don't Let a Little Extraction Scare You! " et "Hidden Treasures in Polish Vital Records" par Lauren B. Eisenberg Davis (Kielce-Radom Special Interest Group Journal, Vol. 1, n°1 et 2, resp.Vol. 3, n°1 )

Constitution de la base de données JRI-Poland :

On estime à plus de deux millions les actes d’état civil juifs contenus dans les microfilms des Mormons. Malgré les efforts remarquables des volontaires dans le monde entier et des contributions généreuses pour financer le travail de professionnels, la plus grande partie du travail reste à faire pour indexer tous les actes d’état civil juifs du 19^ème siècle de Pologne. Il reste à indexer plus de 300 films.

L’indexation des microfilms est réalisée par les " Shtetl CO-OPs ". Un " Shtetl CO-OP " typique est un groupe de volontaires intéressées par une ville ou une région particulière. Il y a maintenant 90 Shtetl CO-OPs qui partagent les frais de la photocopie des pages d’index concernant leur(s) ville(s) dans les microfilms mormons, et de l’enregistrement dans des fichiers informatiques Excel .

Le concept de Shtetl CO-OP met l’accent sur l’intérêt de la coopération et du partage des connaissances. Alors qu’une ville n’ayant qu’un ou deux microfilms peut être indexée par un seul volontaire dévoué, l’approche par équipe est particulièrement utile pour les villes qui avaient de grosses populations juives et pour lesquelles il y a de nombreux microfilms, ou pour lesquelles les registres ne comportent pas d’index.

JRI-Poland et la Société de Généalogie Juive (JGS) de Toronto offrent le " Service de photocopie de Toronto ". Il fournit à un prix raisonnable des photocopies de qualité, agrandies au format A3, aussi bien aux Shtetl CO-Ops qu’aux individus qui souhaitent financer une initiative dans le cadre de l’opération " Préparer la prise en charge par un Shtetl CO-OP des actes d'état-civil de votre ville ".

Une liste des Shtetl CO-OPs existant, ainsi que de leurs responsables, est incluse dans la documentation du Congrès. Il faut encore des volontaires pour de nombreuses villes.

L’indexation est effectuée en Pologne; pour chaque section des Archives nationales de Pologne , un-e " coordina-teur-trice d’archives " volontaire de JRI-Poland prend la responsabilité de toutes les villes dans la section. Il ou elle confie à des " responsables de ville " le soin de lever des fonds pour financer l’indexation des actes de chaque ville. Des professionnels polonais effectuent l’enregistrement des données à partir de photocopies des pages d’index.

L’indexation est achevée dans les sections de Pulutsk, Mlawa, Nowy Dwor et Bialystok. En 2000 le travail a commencé à Lomza, Krakow, Piotrkow Trybunalski et Sieldce. Il faut des volontaires pour les autres sections.

Lorsqu’un utilisateur trouve des enregistrements qui l’intéressent dans la base de données JRI-Poland, il peut alors passer commande de ces actes non microfilmés, directement auprès des Archives nationales de Pologne: il lui suffit d’imprimer, remplir et poster l’imprimé de commande signalé par un lien dans la page de résultats d’interrogation de la base de données. Ceci ne s’applique qu’aux actes qui se trouvent dans celles des sections de la base de données JRI-Poland qui indiquent explicitement les Archives nationales de Pologne comme origine.

Nous renvoyons au " Jewish Genealogy Yearbook " pour une liste complète des autres initiatives de JRI-Poland.

Collaborations spéciales à la base de données JRI-Poland.

Les volontaires de Goldman Center ont écrit à la main des milliers d’extraits d’actes d’état civil de Varsovie, Bialystok et Tarnow. Ces extraits sont soumis aux responsables de Shtetl CO-OP qui les répartissent entre leurs volontaires. Plusieurs milliers de ces actes ont déjà été ajoutés à la base de données JRI-Poland.

Des extraits d’actes d’état civil juifs d’un certain nombre de villes ont été publiés dans le Kielce-Radom SIG Journal. A la suite d’un accord spécial les index de ces actes sont intégrés à la base de données JRI-Poland. Les résultats d’interrogation indiqueront le volume et l’année du numéro du journal dans lequel l’extrait se trouve.

JRI-Poland collabore avec ZIH pour indexer son fond d’actes d’état civil juifs. Le projet initial portait sur les registres de naissances, mariages et décès de Zareby Kocielne. Les registres de mariage de Krakow (Cracovie) seront traités cette année. Par un arrangement séparé, RLF fournit à JRI-Poland les indices des actes d'état-civil juifs de Varsovie des Archives Nationales, pour les années antérieures à 1900. Plus de 17000 indices ont été ajoutés en 1999.

JRI-Poland a conclu des arrangements avec les administrateurs de ces cimetières pour incorporer leurs registres à la base de données JRI-Poland.

Un guide " pas à pas " est à la disposition des responsables et des volontaires de Shtetl CO-OP.

Le guide a été révisé par son auteur Robinn Magid (responsable du Shtetl CO-OP de Lublin) ; la nouvelle version sera disponible en édition reliée au Congrès et peut être téléchargée sur le serveur JRI-Poland. Elle comporte des modèles des fichiers informatiques à utiliser pour enregistrer les index d’actes.

Les fichiers complets sont relus par le Coordinateur de Transcription de JRI-Poland et l’équipe de contrôle de qualité. Les fichiers approuvés sont intégrés à la base de données JRI-Poland et immédiatement accessibles.

Le serveur JRI-Poland http://www.jewishgen.org/JRI-PL

Le serveur JRI-Poland contient une grande quantité d’informations telles que le FAQ (Foire Aux Questions) , la description mise à jour du contenu de la base de données, les instructions pour utiliser la base de données, des précisions sur les diverses initiatives, l’état des projets d’indexation en Pologne, etc. Le serveur est mis à jour fréquemment, c’est le centre de toutes les activités de JRI-Poland.

1- Etre volontaire pour diriger un Shtetl CO-OP ou pour aider un Shtetl CO-OP existant.

2- Apporter des index complets pour des villes/années/microfilms qui vous intéressent.

3- Photocopier et soumettre à JRI-Poland des pages d’index qui seront utilisées par de futurs Shtetl CO-Ops lorsqu’ils se formeront.

4- Contribuer au financement des photocopies des pages d’indices pour votre ville par le Service de photocopie de Toronto ( 25 $ par film), qui seront ainsi immédiatement disponibles pour une initiative " Shtetl CO-OP ".

5- Soumettre les notes que vous avez prises au cours de recherches dans un film particulier.

6- Contribuer financièrement pour permettre à JRI-Poland d’embaucher des traducteurs professionnels pour les travaux pour lesquels on n’a pas trouvé de volontaires compétents.

Pour les points 1 à 5, prendre contact avec Hadassah Lipsius <Kesher@flashcom.net>, coordinatrice pour la transcription et l’informatisation des données ,.

Les contributions financières ( point 6) - exemptées d’impot dans certains pays – doivent ëtre envoyées à: Treasurer, Jewish Records Indexing – Poland, Sheila Salo, 5607 Greenleaf Road, Cheverly, MD 20785 <ssalo@CapAccess.org>.

1 - Le "coordinateur d’archive" dirige le projet d’indexation des actes pour un groupe de villes.

2- Le "responsable de ville" centralise les financements pour l’indexation des actes d’une ville particulière.

3- Recenser les microfilms existants, en vue de commander aux Archives Nationales Polonaises les pages d’indices non microfilmées.

4- Envoyer une contribution financière pour l’indexation des actes de votre ville, lorsque le responsable de ville fait appel à vous.

Pour les points 1 à 3 prendre contact avec Stanley Diamond , Coordinateur du projet JRI-Poland <SMSDiamond@aol.com>. Les contributions financières – exemptées d’impôt dans certains pays- sont à envoyer à: Treasurer, Jewish Records Indexing – Poland, Sheila Salo, 5607 Greenleaf Road, Cheverly, MD 20785 <ssalo@CapAccess.org>.

JRI-Poland est une organisation à but non lucratif, à contributions exemptées d’impôt conformément à la Section 501(c)(3) de U.S. Internal Revenue Code. Les activités de JRI-Poland et leur financement sont indépendants de ceux de toute autre organisation.

Le " groupe de discussion par courrier électronique " (Listserv) de Jewish Records Indexing – Poland.

Les abonnés au groupe de discussion par courrier électronique mettent en commun leurs informations et participent au débats relatifs aux actes d'état civil juifs; ils reçoivent des mises-à-jour périodiques concernant le contenu de la base de données et des sujets connexes. Les personnes intéressées par la recherche de leurs racines polonaises devraient s’abonner.  

Pour s’abonner au groupe de débat par courrier électronique de JRI-Poland, aller sur le serveur de JewishGen http://www.jewishgen.org/listserv. Sur ce serveur vous pourrez gérer votre abonnement – c’est à dire vous abonner, suspendre votre abonnement, choisir le format : messages groupés ( " digest ") ou messages individuels .

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Mise à jour 24 Décembre 2000

Traduction française de Nicole Berline